Dropbox Går Corporate Introducerende Dropbox Teams - Tid til at tænke på det

Med IT mener jeg, Informationsteknologi. Flyt over Microsoft, lad mig introducere dig til et nyt tilbud fra Dropbox kaldet Dropbox for Teams. Et nyt produkt, der tager Dropbox-service, vi er alle kommet til at elske og tilpasse det til selskabet. Er det noget godt? Nå er min forudsigelse i 1. kvartal 2011: Dropbox for Teams eller "Dropbox Shared Plan" vil gemme dit firma mindst $ 10.000 og forhindre et stress-induceret hjerteanfald ( i det mindste ). Ja virkelig ... Bliv hos mig, jeg forklarer.

Hvis du læser med nogen form for regelmæssighed, ved du allerede, at vi er enorme, store fans af Dropbox - vi bruger det alle sammen personligt og sammen og det virker som en drøm. Så du kan forestille dig min spænding her til morgen. MrGroove skød mig en email, der beskriver hans "opdagelse", at Dropbox nu tilbyder Dropbox Teams til virksomheden som en tidlig adgangsfrigivelse.

Opdatering: Denne anmeldelse er gammel! Vi har siden taget et kig på Dropbox for Teams nye funktioner, herunder mere lagerplads, Active Directory integration og telefon support. Læs den opdaterede Dropbox for Teams anmeldelse for at få scoop.

Forretningsproblemer løst med Dropbox-hold

Umiddelbart begyndte mit hoved at tænke på alle de praktiske "IT GUY" applikationer, Dropbox kunne bringe til små, mellemstore og store virksomheder, herunder Corporate miljø. Tænk over det. Med dagens strategi, medmindre du vil bruge en bazillion-dollar hos EMC eller en anden lagerleverandør, bruger din virksomhed / virksomhed sandsynligvis Windows Fildeling. Og hvis du er rigtig groovy, kan du bruge Microsoft DFS til at virtualisere share naming space. Selv med alt det, elsker du ikke det, når du prøver at åbne et dokument, og det står " Beklager, denne fil er i brug ... Vil du gerne åbne i skrivebeskyttet tilstand? "Hvor mange masse e-mails har du set, hvor folk spørger, hvem i helvede har CLIENTS.XLSX åbent, og kunne de lukke det så vigtige ændringer kan gemmes ( og hvor mange gange har den person været ude til frokost )?

Eller måske har du flere steder i din virksomhed, hvor medarbejderne skal dele filer fra en enkelt filserver? Nå for en, det er hella langsomt, så din pimpin 'IT-fyr siger let, jeg aktiverer bare DFS-filreplikation ret? Forkert - Microsoft i deres glans glemte at tilføje filkonfliktløsning eller kollision ... og det er her Dropbox for Teams kommer ind!

Dropbox for Teams

Dropbox for Teams, i deres egne ord,

kombinerer synkroniserings-, delings- og sikkerhedsfunktionerne i den traditionelle Dropbox med nye administrative og gruppefunktioner, der gør den perfekt til virksomheder.

De gør det ved at tilføje følgende funktioner ud over de velkendte fordele ved personlige Dropbox-konti:

• Centraliseret administration og fakturering : Det er svært at blive for spændt, men det er helt sikkert vigtigt, da du administrerer flere licenser og adgang til mapper til en række brugere. Dropbox for Teams giver dig mulighed for at kontrollere kontoadgang, købe pools af licenser, administrere opbevaring og tilføje / fjerne brugere fra en enkelt konto. Fakturering håndteres centralt, så du behøver ikke at gå kolleger eller samarbejdspartnere gennem tilmeldingsprocessen. Plus, hvis de allerede er Dropbox-brugere, bliver deres filer og mapper automatisk migreret, og eventuelle forudbetalte abonnementsgebyrer vil blive anvendt til holdets balance. Og hvis nogen får øksen, kan du bare bytte licens til den nye fyr.
• Delte kvoter : Med traditionelle Dropbox-konti har hver bruger sin egen Dropbox-kvote. For at gøre sagen værre, hvis du har en delt Dropbox-mappe, tæller den mod kvoten for hver bruger, der har adgang til mappen. Med Dropbox for Teams deler du alle en stor kvote ( 350 GB 1000 GB til start ), og indholdet i hver delt mappe tæller kun en gang imod den kollektive kvote. Dette gør Dropbox for Teams meget skalerbar og retfærdig blandt holdmedlemmer.
• Gruppedeltmapper (i november 2010) : Denne er stadig i rørledningerne, men i november 2010 vil du kunne oprette grupper inden for din Dropbox-konto og tildele administratorer til hver gruppe. Fremadrettet kan du derefter tildele nye Dropbox-brugere til den konto, så de straks vil blive tilføjet til delte mapper, der er mest relevante for dem. Senere vil Dropbox for Teams give dig mulighed for at justere tilladelser for hver gruppe. For eksempel kan nogle mapper læses / skrives til en afdeling eller læses kun til en anden. Så du kan holde gruppen "Read / write" i "Marketing" -grupperne adskilt fra "Accounting" -gruppens filer og mapper, men du kan også have skrivebeskyttede drop-boxes ( med lidt d ) for andre teams at uploade deres fakturaer og omkostninger rapporter eller resultater. Opdatering: Gruppedele mapper er her, men brugerdefinerede læse / skrive tilladelser er ikke.
• Forbedret fillåsning / konfliktfiladministration ( kommer snart ) : MrGroove var nysgerrig over, hvordan Dropbox for Teams ville håndtere mulige filkollisioner, så han skød salgsteamet en email. For nuværende har Dropbox for Teams det velkendte konfliktversionsstyringssystem fra traditionelle Dropbox, hvor hvis en fil er åben på to maskiner, bliver den første version, der skal gemmes, den oprindelige, og den anden version, der skal gemmes, bliver den konfliktkoplede kopi. Hvad der er vigtigt her er, at intet overskrives, og forskellene kan sorteres senere. Plus, da alle har en lokal kopi af alle filerne ( det er jo skybaseret ), vil du ikke kæmpe for adgang. Dropbox-teamet fortalte os, at de i fremtiden planlægger at tilføje funktioner, der tillader filinspektioner / check-outs og fillåsning, hvilket vil kaste filkollisionsproblemet en gang for alle.

Det er bare de funktioner, der er nye og / eller forbedret med Dropbox for Teams. Dropbox's ægte skønhed for hold er, at det bringer alt det gode, der er Dropbox, til en mere samarbejdsvillig indstilling, der passer til virksomhedsniveau netværk. Hvad med det $ 10.000, jeg fortalte dig, at det ville spare? Åh ja, jeg gætter det er tid, jeg nævner prissætningen ...

Dropbox for hold prissætning

Basiskontoen for Dropbox for Teams er $ 795 om året for fem brugere og 350 GB 1000 GB data. Hver ekstra bruger er $ 125, og mere datalagring er yderligere $ 200 pr. 100 GB og leveres med 200 GB mere lagerplads. Det lyder først og fremmest stejlt, men det inkluderer Dropbox Packrat (mere på denne lurvede funktion lidt senere ), som er en $ 39 værdi pr. Bruger, hvis den købes individuelt. Hvis du skulle købe fem Dropbox Pro 100-konti individuelt og tilføje Dropbox Rewind for hver enkelt, ser du på $ 1, 195, om end med 500 GB ( som du måske eller måske ikke har brug for ). Men det er ikke de besparelser, jeg taler om.

Forretningsbesparelser

De rigtige besparelser følger med, hvad du ikke behøver at købe, når du får Dropbox for Teams. Lad os tælle dem, skal vi?

1. Local File Server og 350GB Storage - $ 3000 + $ 800 årlige hosting omkostninger ( typisk Data Center Power / Cooling / Rack omkostninger - mindre hvis det er under dit skrivebord ... )
2. Windows 2008 R2 Standard Server - 800 $
3. IT Support Guy - Nå ... du har stadig brug for en, men nu kan han arbejde på mere "vigtige" ting
4. Backup Software, Tape Drive og Tapes, Offsite Iron Mountain Backup, DFS File Locking teknologi, blah blah blah - Meget!
5. Slutbrugerne kan bruge Dropbox Rewind uden et opkald til helpdesken - Priceless!

Lad os tale om hver af disse 1 ad gangen.

Se hvad jeg taler om! Tale til bare en af ​​disse - Dropbox's native kollisionsbekæmpelse, der ikke findes i Microsoft DFS eller Windows Fildeling som tidligere nævnt-er en sand livredder. Bortset fra klokkeslætets tid vil det spare dig, og du undgår også omkostningerne ved at betale for en tredjeparts fillåsningsprogram til arbejde på toppen af ​​DFS. PeerLock Server koster for eksempel $ 1.399 pr. Licens, og hvis du skal samarbejde, skal du have mindst to licenser.

Backup Software? Again, Dropbox for Teams sparer dig fra at investere i dyre server backup systemer, tape robotter og offsite opbevaring ved at inkludere Dropbox Rewind. Som nævnt ovenfor er Dropbox Rewind ikke eksklusivt til Dropbox for Teams, men det er endnu mere nyttigt, når det anvendes til en virksomhedsindstilling. Dropbox Rewind sparer automatisk ubegrænsede versioner af hver af dine filer, så du kan slutbrugeren vende tilbage til en tidligere version med et par klik på en knap. Aldrig mere skræmmende mailer systemadministratorens fyr, der beder ham om at slette dit master regneark kun for at finde ud af, at båndet allerede gik offsite ... Dette ville have været en udsmykning ved mit gamle job, hvor vi holdt mapper fyldt med uendelige ver1, ver2, ver3, ver4, etc. af hver fil. Ærligt, jeg er ikke sikker på, hvordan dette kommer til at fungere for Dropbox økonomisk, da de skal have en ubestemt mængde data for at holde ubegrænsede versioner af hver fil - men det er deres problem, ikke din. Mit gæt er Amazon giver dem en god aftale om opbevaring.

Sikkerhed

Selv om det ikke er et område, hvor der er betydelige omkostningsbesparelser, skal du stadig være omhyggelig med at holde dit lokale netværk og lokale kopier af Dropbox-filer sikre ved hjælp af EFS-kryptering eller anden kryptoteknologi. Men Dropbox har længe været så sikker som skylagring kan være ( det er en debat i sig selv ). Dropbox siger, at de bruger de samme metoder som banker og militæret til sikkert at overføre og gemme dine data, som omfatter SSL-kryptering til transmissioner til / fra Dropbox-serveren, AES-256 kryptering for filer gemt på Dropbox-serveren og lag af beskyttelse selv fra Dropbox medarbejdere, der kun kan se metadata, når de markerer kundesupportbilletter. Hvis du vil lære mere om sikkerhedsforanstaltningerne, der anvendes af Dropbox, læs om Amazon S3, som er den service, som Dropbox bruger til at gemme dine filer.

Konklusion

Dropbox for Teams er helt sikkert spændende. Jeg har undret mig længe, ​​hvorfor flere virksomheder ikke bruger Dropbox, og nu er der endnu mindre undskyldninger for ikke. De nye funktioner er robuste nok til virkelig at udgøre en ny virksomhedsklasse af service ( de er ikke bare ompakning af deres service til erhvervskunder ), og hvad der gjorde Dropbox groovy i første omgang er også der. Dropbox for Teams vil gøre livet lettere både internt og eksternt, da du vil kunne dele store filer og mapper uden at ødelægge e-mail-servere. Desuden lyder det som om Dropbox-crewerne allerede er ved at lave mere groovy funktioner, hvilket gør Dropbox for Teams endnu mere lovende.