Kom i gang med Microsoft Planner til Office 365

Microsoft tilbyder allerede robuste projektledelsesløsninger som den 26-årige Microsoft Project desktop software. For de fleste enlige brugere og små hold kan det være overvældende og kræve en læringskurve, de fleste brugere er ikke interesserede i at ofre. Microsoft Planner bygger på fundamentet i dagens webapps ved at levere rene og målrettede weboplevelser. Med den nylige lancering af Planner besluttede vi at tjekke det for at se, om Microsoft har en løsning, der lokker nok til nogle etablerede tjenester som Slack og Trello.

Opsætning og brug af Microsoft Planner til Office 365

Microsoft Planner kræver, at brugerne har adgang til et af Microsofts Office 365-forretningabonnementer som E1, E3 eller E5. Hvis du allerede har en konto, skal du logge ind på Office 365 og derefter klikke på Planner-ikonet på startskærmen. Hvis du ikke har adgang til Planner, skal du muligvis anmode din Office 365 Administrator om at aktivere den som en del af sin første udgivelse. Vent, mens Office Planner konfigurerer sig selv.

Når du logger ind, vil du se en tom grænseflade. Den har et rent, let at navigere design. Aktivitetslinjen til venstre kan minimeres, mens grupper kan blive sammenbrudt. Du kan oprette en ny plan, se eksisterende planer i navet, se tildelte opgaver og favoritter. Hvis du allerede bruger Outlook Desktop Grupper, vises de i Planner. Grupper kan bruges som et hoppebord til en eksisterende plan.

For at oprette en ny plan skal du klikke på fanen Ny plan, indtaste et navn, vælge om du vil gøre det offentligt eller ej, angiv en beskrivelse og vælg derefter Opret plan-knappen.

Fordi Planner arbejder rundt om teams, vil du tilføje nogle medlemmer til at tildele projekter. Klik på menuen Tilføj medlemmer i øverste højre hjørne, og vælg derefter et eksisterende medlem. Hvis du ikke ser nogen, kan du søge efter dem.

Når din plan er oprettet, bliver du taget til en grænseflade, der er helt fortrolig, hvis du tidligere har brugt Trello. Planner giver dig mulighed for at oprette nye opgaver, planlægge deadlines og tildele bestemte medlemmer.

Yderligere buckets kan oprettes til at klare fremskridtene for hver tildelte opgave. Ligesom Trello kan du trække og slippe opgaver fra den ene spand til den næste.

Hvis du vil, kan du åbne et job og bidrage med yderligere detaljer og tildele en etiket. Filer kan vedhæftes fra OneDrive for Business eller uploades fra din computer sammen med kommentarer og links.

For gruppeledere, der styrer komplekse projekter, kan du klikke på fanen Diagrammer, som giver et visuelt fugle øjeblik over hvert medlems fremskridt. Brugere kan se projekter, der ikke er startet, sene, igangværende eller afsluttet.

Når en plan er færdig, kan du nemt svæve over kortet og derefter klikke på det grønne afkrydsningsfelt for at bekræfte færdiggørelsen.

Microsofts Planner giver en nem at bruge oplevelse for små eller store hold, som kun vil investere minimalt ressourcer for at få et projekt op og køre. Den øjeblikkelige virkning af at hoppe ind og starte en plan uden en referencevejledning er ret kraftig. Brugere, der investeres i værktøjer som Trello, oplever ikke en betydelig læringskurve.

Til mobil er Planner ikke der endnu, og du kan få adgang til den fra en mobilwebbrowser, men der mangler en dedikeret mobilapp på nuværende tidspunkt. Personligt kan jeg ikke lide at bruge webapps som denne på mobile enheder. For en tjeneste som Trello er det meste af tiden jeg er i mobilappen. Forhåbentlig vil Microsoft følge op med det snart. Microsoft er startet på en rigtig vej, det er en ren webbaseret løsning, ingen grund til at tænke på at installere noget, ingen grund til at lære noget. Den vigtigste fordel er Office integration, især med apps som Outlook og OneNote.

Ressourcer:

Microsoft introducerer Office 365-stik