Google Apps - Sådan deaktiverer du chathistorik og styrker optagelsen

Som standard gemmes Google Chat-historik til brugernes Gmail-konti og kan åbnes under Chats-etiketten. Selvom brugerne kan deaktivere chathistorikoptagelse, gør mange ikke, som de nok ikke engang ved, at indstillingen eksisterer. Hvis du er et firma, der er "Gone Google", er dette et problem. Hvorfor?

Jeg har arbejdet i informationssikkerhed på virksomhedsniveau i en årrække, og det jeg har fundet er, at folk har tendens til at sige nogle meget upassende ting i chat vs. email. Normalt skyldes det, at mange medarbejdere ser e-mail som værende meget formelle og chatte som forbigående, ligesom et telefonopkald. Når alt kommer til alt lytter ingen til disse chat-samtaler rigtigt? Forkert. Som jeg har forklaret, registrerer Google Chat disse chat chatkonversationer som standard, hvilket gør dem alle let opdagelige, hvis din virksomhed skal serveres med en datasøgningsdomstol. Ja, det kunne virkelig være rigtig dårligt.

Den gode nyhed er Google Apps giver systemadministratoren mulighed for at deaktivere chathistorikoptagelse og tvinge indstillingen "Off the record" globalt for alle Google Apps-brugere i din virksomhed. Sådan gør du det.

Log ind på din Google Apps Management Console ved hjælp af dine administratoroplysninger og klikindstillinger.

Klik på Chat i venstre sidepanel.

Markér afkrydsningsfeltet "Deaktiver chathistorik" ved at tvinge alle fremtidige chats til at være "Fra optagelsen".

Gem ændringen ved at klikke på Gem ændringer.

Fra dette tidspunkt fremover vil eventuelle fremtidige chatdiskussioner ikke blive arkiveret i din brugers Gmail-konto i Google Apps. Tidligere chat diskussioner forbliver dog, medmindre det er slettet af brugeren. Desværre giver Google ikke systemadministratorer mulighed for at rense gamle chathistorikdata, så hvis du er en virksomhed, der kræver denne udrensning, anbefaler jeg, at du kontakter din Google Account Manager.