Google Apps: Sådan overfører du dokumentejerskab til en anden bruger

I de fleste forretninger er der en drejende dør for medarbejdere, der kommer og går. I sidste uge forklarede jeg, hvordan du deaktiverer / suspenderer en Google Apps-brugerkonto, som er vigtig, når en person forlader virksomheden. I dag forklarer jeg, hvordan du som Google Apps-administrator overfører Google Dokumenter fra en bruger til en anden bruger. Et vigtigt skridt før den hele magtfulde konto sletningsproces.

Bemærk: Overførsel af dokumenter fra en suspenderet konto understøttes. Det er ikke muligt at overføre dokumenter fra en slettet konto.

Log ind på Google Apps og spring ind i Admin Dashboard. Jeg gør normalt det fra Gmail.

Klik på Avancerede værktøjer

Rul ned til bunden og under Overførsel af dokument ejerskab, udfyld felterne Fra: og Til:. Klik på Overfør dokumenter for at starte processen.

Google Apps sender dig en besked-email, når overførslen er gennemført, og informerer dig om, hvor mange dokumenter der blev overført, samt indsamling, der blev oprettet for at gemme de overførte dokumenter.

Spring over til din Google Documents-konto, og klik på den samling, der er angivet i e-mailen, for at vise de overførte dokumenter. Bemærk, at samlingen vil blive navngivet efter den oprindelige e-mail-adresse.

Bemærk, at alle dokumenter nu viser mig som ejer.

Noget at huske på - selv om dokumenterne er overført til en ny ejer, vil den tidligere ejer stadig have adgang til dem som redaktør. Dette gælder ikke, hvis den pågældende persons konto er slettet eller suspenderet, men noget at huske på.