Sådan laver du et bærbart dokumentformatarkiv (PDF / A)

PDF / A er en streng standard for Adobe's Portable Document Format (PDF), som føderale domstole i USA kræver til præsentation og arkivering (det er her "A" kommer ind) af PDF-dokumenter. Her er en simpel teknik til at lave PDF / Som det vil retten acceptere.

Konceptet bag PDF / A er simpelt, men de instruktioner, som forskellige leverandører giver, er forfærdelige. Her er den nemme måde at gøre det på. For mit eksempel bruger jeg Adobe Pro 9.3, men det virker på Adobe Standard 7 og op. Jo højere version, jo bedre.

Først skal du åbne PDF-filen, du vil konvertere til PDF / A. På overfladen vil en almindelig PDF og en PDF / A se ens ud. Forskellene er under emhætten.

Vælg File / Save som "Post Script." Det har .ps udvidelsen.

Luk nu din PDF og åbner Acrobat Distiller.

Vælg Indstillinger / Rediger Adobe PDF-indstillinger.

Gå til Skrifttyper for at sikre, at du integrerer alle skrifttyperne i dit dokument. I dette tilfælde har jeg allerede indlejret minen.

Nu åbner du PDF.ps-filen. Bare ved at åbne det, vil Distiller automatisk konvertere det til en kompatibel PDF / A.

Men er det virkelig kompatibelt? Lad os kontrollere.

Åbn din nyoprettede PDF i Adobe Pro (eller Standard) og kør Preflight ved at gå til Advanced / Preflight.

Analysér nu. Vælg PDF / A-1b medmindre retten anmoder om andet.

Ingen problemer fundet! De føderale domstole vil acceptere det. Tjek med dit lands regering - hvis du bor uden for USA - for at se, om PDF / A er et format, som dets domstole kræver.

Hvis du eller din virksomhed gør noget føderalt arbejde, vil dette nye krav til arkivering i PDF / A helt sikkert påvirke, hvordan du opretter og arbejder med PDF-dokumenter.