Sådan bruges Mail Merge i Microsoft Word 2016 til Mac

Hvis du skal sende batchdokumenter til en gruppe af personer, for eksempel en invitation til en begivenhed eller et møde; Microsoft Mail Merge-funktionen er en hurtig og nem måde at gøre det på. Vi har tidligere vist, at du viser for at forberede dokumenter ved hjælp af funktionen Mail Merge i Word 2016 til Windows, men processen er lidt anderledes for brugere af Word 2016 til Mac. I denne artikel viser vi dig, hvordan det virker.

Brug af funktionen Mail Merge i Microsoft Word 2016 til Mac

Mailfusion er ikke kun for dokumenter; Du kan bruge den til brochurer, nyhedsbreve eller materialer til masseforsendelser. Opsætning af et dokument til sammenlægning af mail er en todelt proces, der omfatter hoveddokumentet og datakilden, der består af navnene og adresserne på de enkelte personer for hvert dokument. Oplysninger, der er gemt i datakilden, bruges af Word til at kombinere og derefter generere dokumenter for hver.

Lad os begynde med at indsamle oplysninger for hver modtager, der hedder feltnavnet. Et feltnavn indeholder oplysninger som navn, adresse og hilsen. En anden vigtig del af oprettelsen af ​​et brevfletningsdokument er formularen, som indeholder oplysninger leveret til modtageren. Eksempelbrevet nedenfor indeholder en liste over felter, jeg vil medtage i hvert dokument.

Opret modtagerlister

Start Microsoft Word, vælg derefter fanen Mailings> Vælg modtagere> Opret nye lister ...

Datakildens vindue vises på skærmen. Som du kan se, er listefelterne allerede befolket med navne, du kan bruge. Bare for at være sikker, ville jeg fjerne dem alle og bruge din egen til at undgå forvirring. Marker hvert felt, og klik derefter på minusknappen for at fjerne det. Når du har ryddet hvert felt, skal du fortsætte med at indtaste dit eget. Du kan organisere hvert felt ved hjælp af op og ned pilen. Når du er færdig, skal du klikke på Opret.

Giv datakilden et navn, og klik derefter på Gem.

Fyld feltene med navnene og adresserne på hver modtager, når du er færdig, klik på OK. Bemærk, hvis du vil tilføje eller fjerne en post, skal du klikke på plus- eller minustegnet i nederste venstre hjørne af vinduet.

Indsæt flettefelter og afslut fletning af dokument

Nu kommer den nemme del og indsætter dine fusionsfelter. Vælg fanen Mailings, og klik derefter på Insert Insert Merge Field, og vælg derefter dit fusionsfelt. Gentag trinene for at udfylde dit dokument med de relevante fusionsfelter.

Gem formularbrevet, vælg fanen Mailings, og klik derefter på Finish & Merge-knappen, og klik derefter på Rediger individuelle dokumenter.

Du kan derefter gennemgå dine dokumenter eller udskrive dem.

Brugere af Word 2016 til Windows vil bemærke, at der er små forskelle mellem begge versioner. Word 2016 til Mac minder ironisk på Word 97 til Windows. Uanset hvad producerer begge de samme resultater.

For flere tips og tricks til brug af Microsoft Office, se vores komplette arkiv af Office-artikler.