Hvad er Outlook PST-filer og hvorfor bruge dem ... eller ikke?

Næsten alle, jeg taler med på jobbet, klager over størrelsen af deres virksomheds e-mail-konto. Normalt er det ikke et problem (men folk stadig klager), fordi når en postkasse nærmer sig grænsen, vil de fleste e-mail-servere (som Microsoft Exchange) advare brugeren, så de kan rense postkassen, før serveren håndhæver deres størrelsesgrænser ved at begrænse sende / modtage fra serveren.

Nu er det her fint og dumt indtil du går på ferie i et par dage, disse advarsler om e-mail-størrelse kommer og går, og derefter KABOOM !!! Din postkasse er FULL, og du kan ikke længere sende / modtage e-mail fra din mobil eller endda OWA (Outlook Web Access) for den sags skyld. Jeg har modtaget opkaldet en million gange. Min iPhone kan ikke sende e-mails, hjælp!

Så hvad skal man gøre?
Er der en løsning på disse utilstrækkeligt store postkasser?
Hvad skal jeg gøre før jeg går på ferie?

Nu introducerer jeg dig til den berygtede (ifølge IT) Outlook PST-fil.

Hvad er Outlook .PST-filer?

Outlook-datafiler eller Microsoft Outlook .PST-filer (som de er mere velkendte) kan oprettes ved hjælp af Microsoft Outlook til at flytte eller kopiere Email og Vedhæftede filer fra din Server Mailbox-konto til din lokale pc. I det væsentlige er det en lokal arkiv- eller lagerfil, du opretter for at gemme e-mail og vedhæftede filer på computerens harddisk, USB-drev eller serverdel (afhængigt af, hvor du opretter og gemmer det).

Hvor meget kan du gemme i Outlook. PST-filer?

Før Outlook 2003/2007 kunne .PST-filer kun gemme 2 Gigabyte e-mail og vedhæftede filer. Med Outlook 2003 og Outlook 2007 ændres formatet, så PST-filerne kan vokse efter behov til over 20 Gigabyte i størrelse, medmindre standardkonfigurationen er ændret.
Ærligt, lad dem ikke få 20 Gigs. Det er en meget bedre ide at holde dine. PST-filer ikke større end et par spil. Hvis du har brug for mere lagerplads, skal du oprette en ny .PST-fil i stedet for at oprette store .PST-arkiver. Jo større .PST-filerne får større chancer for korruption og tab af data (plus det sværere vil det være at sikkerhedskopiere de dårlige drenge.) Du kan vedhæfte så mange .PST-filer til din Outlook-klient, som du har brug for, så skel din email logisk på tværs af flere .PST-filer, hvis du skal gemme mere end et par GIG'er af gammel e-mail.
TIP - Hvis du bruger .PST-filer til at arkivere gammel e-mail, skal du komprimere dem, når du kopierer alle de gamle data til dem. Email er normalt kun tekst, så det komprimerer meget pænt.

Hvordan kan jeg oprette Outlook. PST-filer?

Det er nemt, her er nogle guider til Outlook 2007, 2013 og 2016.

Hvorfor bruge / oprette .PST-filer? Fordele?

Postkasse størrelse

Husk første afsnit i denne artikel? De fleste e-mailadministratorer begrænser størrelsen af Corporate postkasser. Jo større postkassen er, jo mere diskplads de har brug for, desto mere er de nødt til at sikkerhedskopiere, og jo mere tid har de brug for at udføre disse sikkerhedskopier.
Hvis din e-mail-pakke (som mig), vil en 200 Megabyte postkasse bare ikke skære den. Det er her .PST-filer kommer ind. Opret bare en .PST-fil, og træk og slip din e-mail i den. De fungerer ligesom en almindelig postkasse mappe i Outlook. Træk og slip. Det er simpelt! .
De nyeste versioner af Windows Søg indekserer din postkasse og alle lokale .PST-filer (konfigurerbare), som giver mulighed for næsten øjeblikkelig adgang til alle e-mails via søgefunktionerne indbygget i Microsoft Outlook.

Backup og Disaster Recovery

Hvis du ikke har (eller stoler på) en e-mail-administrator, der regelmæssigt udfører sikkerhedskopier af din e-mail-server, så kopierer du din email (ja, du behøver ikke at flytte mail til .PST-filer, du kan også kopiere det) til en lokal .PST-fil er en hurtig og nem metode til at sikre, at din e-mail kan genoprettes i et DR-scenarie.

overførselsret

.PST-filer gør e-mail-bærbare. Lad os f.eks. Sige, at du vil flytte e-mail fra en postkasse til en anden. For eksempel, måske dine skiftende job og vil medbringe nogle gamle e-mail. Eller måske ændrer du værtsleverandører. ELLER, måske vil du kopiere din personlige og arbejds-e-mail til en .PST-fil, holde den på et lille USB-drev og holde det med dig hele tiden. Som jeg sagde, .PST-filer holder mail meget bærbar. Og ja, det er også en GMAIL-konto, men denne artikel handler ikke om GMAIL :)

Sikkerhed

Vidste du, at det er næsten umuligt at spore / kontrollere, om din IT-fyr / afdeling læser din email? Flytning af "Sensitive" eller "Confidential" email fra Email / Exchange Server til en lokal .PST-fil tilføjer et lag af sikkerhed.
Bemærk: De fleste itafdelinger har evnen til at få fat i dine .PST-filer uden at vide det lige fra din harddisk på arbejdspladsen. På grund af dette er det vigtigt at anvende ekstra sikkerhed på din computers harddisk. Jeg skriver en artikel om dette emne inden for kort tid, men i øjeblikket skal du kigge på denne artikel. Det er lidt "GEEKY", så jeg følger det hurtigt op med en artikel, der forklarer et par muligheder for sikring af .PST-filer.

Hvad er ulemperne ved at bruge .PST-filer?

Fjernadgang

Når e-mail er flyttet til en .PST-fil, vil den ikke længere være tilgængelig på serveren ved hjælp af fjernadgangsprogrammer som OWA eller Mobiltelefoner, som SYNC med din postkasse. For at få adgang til e-mailen i .PST-filerne skal du bruge en fuld Microsoft Outlook-klient. Et lille USB-drev kan hjælpe i disse situationer. Men det er stadig ikke så praktisk som at efterlade e-mail på serveren.

Folk vil ikke lide dig, og det er muligt du kunne miste dit job

.PST-filer over tid (afhængigt af hvor meget e-mail du modtager / beholder) kan tage meget plads på din lokale computer eller en serverdel, alt efter hvor du gemmer dem. Det fyre hader noget, der gør dem til at arbejde på noget, medmindre det er ved at opbygge deres CV, så der lægges mange data et sted, som vil kræve, at de køber mere diskplads forstyrrer dem.
Corporate Legal og Most Records Management afdelinger kan ikke lide .PST-filer, da de giver dig slutbrugeren mulighed for nemt at ignorere eller omgå corporate retention / destruction politikker.
Corporate Information Security teams kan også ikke lide .PST-filer, fordi hvis Legal nogensinde beder dem om at gendanne data til en retssag eller stævning, kan .PST-filer exacerbere omkostningerne og indsatsen i datagendannelsen.

System & Brain Performance

Jo mere e-mail du har, desto mere email skal du og din computer holde styr på og behandle.
Fordi flere e-mails og vedhæftede filer bliver indekseret af Windows Search (eller en anden email / systemindeks), bliver dit indeks større, og dine søgninger vil tage længere tid.

Så forhåbentlig besvarede jeg alle dine spørgsmål om Microsoft Outlook. PST-filer og dækkede nogle fordele og ulemper på højt niveau. Men hvis jeg savnede noget, er du velkommen til at droppe en kommentar eller sende dit spørgsmål i mit forum.