10 uundværlige Outlook Tips

Giver du mest muligt ud af programmet, når du bruger Outlook? Outlook-skrivebordsklienten er et strømbrugerparadis med flere funktioner end en schweizisk hærkniv, og den uheldige sandhed er, at mange mennesker bare ender med at blive overvældet af det. Det behøver ikke at være dig! Mens der er hundreder af forslag og tricks til at bruge denne store vægt af en e-mail-applikation, holdt vi det kort og samlet en liste over de top 10, der er mest nyttige og ofte overset. Med disse tips kan du være mere selvsikker, effektiv og mindre flov over, om du er på jobbet eller styrer e-mail fra din pc.

1. Hurtigvisning af hvert afsnit i Outlook
Har du brug for en hurtig visning af kalenderen? Måske skal du hurtigt se, hvad der er tilbage på din opgaveliste og finde nogen fra din kontaktbog. I Office 2013 blev funktionen "peek preview" introduceret, som giver dig mulighed for at se et hurtigt resumé af fanen Kalender, folk og opgaver ved at svæve over dem nederst i Outlook.

2. Hurtige trin
Er meget af din tid i Outlook brugt med gentagne opgaver? Nyd din arbejdsgang ved at tilføje nogle hurtige trin, der kan gøre dit arbejde for dig. Hver knap kan konfigureres til automatisk at svare med dåse tekst, videresend e-mails, kopiere e-mails til mapper, oprette aftaler og meget mere. Hurtige trin kan virke komplicerede at oprette i starten, men ikke bekymre dig om, at du har dækket dig med en let at følge vejledning om emnet. Det er virkelig værd at tage sig tid til at lære at bruge dem, hvis du bruger Outlook hver dag.

3. Aktivér samtalevisning
Hat det eller elske det, lige siden Gmail har lavet ideen, er det almindeligt, at folk har været hooked til at læse e-mails i samtale lister. Hvad er endnu bedre, denne visning lader dig let ignorere hele strømmen af ​​e-mails, hvis du finder dig selv i en gruppesamtale, du hellere ikke ville have. Ændring af det er lige så enkelt som at klikke på en afkrydsningsfelt for det på fanebladet Vis i postbåndet.

4. Tilføj en ny kontaktperson, når du læser e-mail
Manuelt skrive i kontakt e-mail-adresser er så 2003. I nyere versioner af Outlook (2007-2013) kan du tilføje personer til din kontaktliste, når du læser en email, hvis du klikker på deres adresse i overskriften.

5. Lav ulæst Email Standout
Standardfarverne og skrifttyperne i Microsoft Office kan lade dig ønske meget mere. Selvom jeg ikke kan foreslå et bestemt farve sæt, som alle derude kan være enige om, kan jeg fortælle dig, at du tilpasser dine er inden for rækkevidde. Besøg visningsbåndet> Vis indstillinger> Andre indstillinger og betinget formatering. Inden for hvert vindue kan du ændre ikke kun farven, men også skrifttypen, størrelsen og stilen af ​​hver sektion af tekst i Outlook. Flere detaljer i det orange link ovenfor.

6. Udskyder levering
Har du nogensinde sendt ud en e-mail for at have en "OH CRAP! Hvorfor sendte jeg det øjeblik? Jeg har brugt denne funktion i årevis, og jeg kan ikke fortælle dig, hvor mange gange det har gemt mit bacon og holdes dårlige e-mails fra at gå ud. Selvom dette kan være vigtigt i et corporate office, er det især vigtigt, når du har at gøre med kunderne for at e-mails skal være præcise og undgå utilsigtet fejlkommunikation. Det er nemt nok at forsinke en enkelt besked fra Options-båndet i sammensætningsvinduet, men for at forsinke al mail som standard kræver en lidt mere kompliceret Outlook-regel, der beskrives bedre i denne linkede vejledning.

7. Sluk for People-panelet
Det er grimt, det er uklart, og det hogs op værdifuld skærm fast ejendom. Selvom Microsoft i høj grad forbedrede folks rude i Office 2013, er det stadig en smerte for de fleste brugere. Heldigvis gjorde de det meget nemt at slå det af. I posttilstand besøger du Vis båndet og klik på Personerrude> Fra for at lukke rotten nederst i dit læsningsvindue. Hvis du nogensinde har brug for det igen, ved du nu også, hvor du kan finde på-knappen for den, da den er på samme sted.

8. Sluk meddelelsesforhåndsvisninger i mappepanelet
For de fleste emails er emnet og afsenderen tilstrækkeligt til at vide, om du vil åbne den og læse den. Deaktivering af forhåndsvisning af meddelelser giver dig op til 50% mere plads til at se de e-mails, der er angivet i din indbakke, og det betyder at du kan gennemgå dem hurtigere og komme tilbage til at gøre noget mere produktivt. For at deaktivere disse, gå til Vis båndet og klik på Meddelelseseksempel> Fra.

9. Ferie (Off-office-påmindelse)
Hvis du bruger Outlook til arbejde, så er dette en no-brainer. At lade kunder og kolleger vide, at du er ude af byen, er den bedste måde at undgå, hvad ellers kunne blive til en vred mob, og spekulerer på, hvorfor du aldrig sendte i TPS-rapporterne på fredag. Der er et par måder at gøre dette på. Den ene indebærer at oprette et møde som en påmindelse. En anden er at oprette en regel svarende til den i skærmbilledet nedenfor. Men den, som de fleste mennesker bruger kaldes "Out of Office Assistant" og kræver, at din mail er hostet på en Exchange-server.

10. Gem dig selv fra et uheldigt svarTil alle Email Horrors
Selvom det er sjovt for sonisk diarré, er det mindste af dine bekymringer, er der stadig masser af ting, der sandsynligvis kun er tilbage i indboksene for et udvalg af få. Dette tip indebærer at installere et Outlook-plugin, der forhindrer eller i det mindste advarer dig, hvis du er ved at sende en email til alle på en svarliste versus bare at sende den til en person. Du kan downloade plugin her fra Microsoft.com. Bare kør .msi filen og installationen er en leg.