Tips og tricks til at gøre din PowerPoint-præsentation standser

Med introduktionen af ​​Microsoft Office 2013 er PowerPoint blevet væsentligt forbedret og bundet med mange nyttige og tidsbesparende onlinetjenester. Men når det kommer til at skabe en god præsentation, er det ikke kun softwaren og funktionerne - det handler om alle de små ting, der hoper op og giver et rigtig godt indtryk.

Valg af den rigtige billedformat for din PowerPoint

Et næppe bemærkelsesværdigt træk ved PowerPoint 2013 er, at det automatisk tilpasser dit præsentationsformatforhold baseret på din nuværende skærmopløsning. Selvom det er godt i nogle tilfælde, er det bedst at tænke på, hvor du vil præsentere, og hvilken slags skærm vil du få med. De grundlæggende standarder lige nu er 4: 3, 16: 9 og 16:10, hvor 4: 3 er den mest almindeligt anvendte.

Ovenfor er en side-by-side sammenligning af et ukorrekt præsentationsformatforhold og en korrekt. Selvom forskellen måske ikke synes at spillet skifter til nogle, sikrer jeg dig, at du er bedre uden det irriterende ubrugte hvide rum ved siden af ​​skærmen. Ved at udfylde hele skærmen kan dine seere virkelig fordybe sig i det indhold, du præsenterer. Kom i kontakt med de mennesker, der vil give dig præsentationsskærmen og spørge dem om billedforholdet.

Bagefter kan du nemt redigere dine indstillinger for aspektforhold ved at gøre følgende:

For PowerPoint 2007/2010: Gå til fanen Design og vælg Sideopsætning

For PowerPoint 2013: Gå til fanen Design og vælg Slide Size> Custom Slide Size (eller vælg kun mellem 4: 3 og 16: 9).

Den nye version af PowerPoint har også en ny funktion, hvor hvis du skifter fra et større billedforhold til et mindre, kan du vælge om du vil maksimere dit indhold eller sikre, at det passer ind i det rum, du vil tillade det at bruge. Jeg anbefaler indstillingen Sikre tilpasning, da det altid er bedst at ændre størrelsen på dit indhold manuelt og få det til at fylde skærmen, som du vil.

Finde den skabelon der passer bedst

Som jeg nævnte i begyndelsen af ​​artiklen, skal du være opmærksom på de mindste detaljer, hvis du skal skabe en god præsentation. Det omfatter den skabelon, du skal bruge, og baggrunden for hver eneste af dine dias.

PowerPoint 2013 har en ny startskærm, som lader dig øjeblikkeligt få fat i en skabelon fra nettet, samt let søge og filtrere skabeloner med lethed.

Her er et godt eksempel på, hvor fint skabelonssøgningen i PowerPoint fungerer. Jeg fandt tre vidunderlige skabeloner i mindre end 20 sekunder.

Hvis du er på en ældre version af Office, eller du simpelthen ikke kan finde det, du leder efter, er det også en god idé at oprette din egen baggrund. Få kreativ brug, brug hvert billedredigeringsværktøj, du kan tænke på, prøv at eksperimentere med forskellige fotograferingsteknikker og tricks, og hvis du virkelig ønsker at tage ting til næste niveau, få inspiration og gør noget hardcore-redigering i Photoshop.

Her er et rigtig godt eksempel, der kan inspirere dig til at skabe din egen baggrund og gøre din præsentation endnu mere unik:

Mindre tekst, flere visuelle

Dette er måske et af de mest værdifulde tips, jeg kan give dig. Forlad teksten til side. Hvis der endda er den mindste bit af "computer geekness" inde i dig, så ved du helt sikkert, at en god brugergrænseflade har brug for mange visuelle elementer for at skabe en mere behagelig oplevelse. Godt, det er lidt det samme med præsentationer, og hvis du bruger visuelle elementer og animationer til at hjælpe med at forklare din tale og dine ideer, så er publikum mere tilbøjelige til at forstå den sande betydning bag det, du siger.

PowerPoint 2013 har også nogle fordele i PowerPoint 2010 her, men alligevel, hvis du virkelig ønsker at få tingene gjort, kan selv den ældste version af PowerPoint ikke stoppe dig fra at gøre det (hvis du er ambitiøs nok, hvilket er).

Her er et hurtigt eksempel, så du bedre forstår hvad jeg mener:

De rette virkninger på det rigtige tidspunkt

Personligt er jeg ikke så meget af en Apple-fan, men jeg må indrømme, at deres keynote-præsentationer simpelthen er fantastiske. Den stil, hvori de præsenterer, og de virkninger, de bruger helt sikkert, spiller en stor rolle i deres succes.

Den mest grundlæggende tip, jeg kan give dig her, er at have lige dynamiske overgange og effekter gennem hele præsentationen og tilføje kun mere dramatiske og episke effekter kun på vigtige dias. Her er en hurtig sammenligning mellem en ret tilfældig effekt og en dramatisk:

Fremhæv, hvad der er vigtigt

En god præsentator lægger vægt på de vigtigere dele af hans præsentation, ikke kun med de rigtige overgange og effekter, men også med korte pauser og annoteringer, der kan give publikum fuldstændig fordøjelse af informationen.

Der er flere forskellige metoder til vægt i præsentationer. Min personlige favorit er at tilføje en vægt animation. Når du animerer de separate elementer på et lysbillede, har du måske bemærket, at bortset fra indgangs- og exit animationerne, er der også et par mærket "vægt". For at tilføje en af ​​disse effekter skal du sørge for at elementet fra diaset er valgt, og derefter gå til fanen Animationer> Tilføj animation> Flere vægtvirkninger .

Der er flere forskellige effekter, du kan vælge imellem, hvoraf de fleste kan tilpasses yderligere ved hjælp af animationsruden ( fanen Animationer> Animationspanel ). Derfra kan du individuelt konfigurere hver effekts muligheder.

Her er et eksempel på, hvad du nemt kan opnå med vægt animationen kaldet "Grow With Color" og en simpel bevægelsessti:

En af de andre måder, du kan understrege på noget, er at fremhæve vigtige områder under præsentationen. Når du ser et PowerPoint diasshow, har du muligvis bemærket den lille menu, der vises nederst til venstre på skærmen. Den indeholder forskellige forskellige muligheder, hvorfra du kan vælge at videreudvikle din præsentation. Bemærk det lille højttalerikon (vist nedenfor - højttalerikon i Office 2010 og 2013) :

Med højttalerværktøjerne (laserpeger, pen og højttaler) kan du nemt fokusere publikums opmærksomhed på, hvad de skal se. Her er et eksempel med laserpegeren:

Du kan også arbejde med højttalerværktøjerne, hvis du bruger presentatormode i PowerPoint. Det er en fantastisk funktion, som giver dig mulighed for at læse dine noter, se hvad der foregår, hold tid og meget mere. For at aktivere presentatortilstand behøver du en projektor og en skærm. Projektoren viser publikum kun præsentationen, mens du har fuld kontrol over alt på skærmen, som kun du kan se.

Med andre ord (eller billeder), her er hvad publikum ser:

Her kan du se:

For at aktivere denne tilstand, skal du gå til fanebladet Diasshow og markere indstillingen "Brug præsentationsvisning".

Et andet godt tip, jeg kan tilføje, er at se på trådløse præsentationscontrollere. Logitech har nogle gode muligheder, og Microsoft har endda en mus med kontroller, der er bygget lige ind. Definer et budget, overvej mulighederne og køb noget, der passer til dine behov.

Det er ikke kun PowerPoint-præsentationen, det er du!

Så mærkeligt som det kan lyde, det sidste tip jeg kan give dig, er ikke at overdrive det. Dette er ikke et tip om, hvor mange funktioner du bruger, eller hvilken version af PowerPoint du bruger og så videre. Det er bare et tip, der minder dig om, at uanset hvor godt du gør ting på PowerPoint, er nøglen til sand succes en succesfuld præsentation. Betal passende opmærksomhed på dit faktiske indhold på skærmen, men sørg for, at du også efterlader masser af tid til faktisk at arbejde på den måde, du kommunikerer med publikum, det ordforråd, du bruger, og "wow" -faktoren for din

Her er et par ting, der er vigtige at huske:

• Vær rolig og vær naturlig.
• Tale positivt, men prøv ikke at virke overexcited.
• Lav korte bevægelser med dine hænder, men overdriv det ikke.
• Prøv IKKE at have dine noter helt gemte. Scripted præsentationer er udfordrende - simpelthen improvisere on-the-go og holde samtalen flyder naturligt.
• Bevar øjenkontakt med publikum.
• Medtag dit publikum i samtalen. Stil spørgsmål, få folk til at hæve deres hænder og have korte snak med enkelte mennesker. Få alle til at føle sig involveret i hele præsentationen.
• Hold folk lige fokuseret både på dig og på, hvad der er på skærmen.
• Skynd dig ikke igennem, men vær heller ikke for langsom. Find den perfekte balance mellem hastighed og nøjagtighed og praksis, der præsenterer et imaginært publikum.
• Kast i en vittighed eller to, men gør det kun, hvis publikum synes at være godkendelse af den måde, du præsenterer, og du begynder at føle dig tættere på dem. En hurtig joke er en fantastisk metode til at holde alles opmærksomhed og oplysende atmosfæren.

Hvis du følger disse tips og behandler præsentationer som meget alvorlige begivenheder, forsikrer jeg dig om, at din næste præsentation vil være en, som dit publikum aldrig vil glemme!