Hvorfor jeg hader papirløse udtalelser og hvordan man håndterer dem

Hver anden uge synes jeg at opleve et selskab, der opfordrer mig til at skifte til papirløs fakturering. De vil bestikke mig, men jeg har lært den hårde måde at bekæmpe denne "bekvemmelighed" på og altid vælge en rigtig bill. Når jeg har tabt kampen, udviklede jeg nogle nyttige strategier for at forhindre problemer.

Salgsstedet for papirløs fakturering

Jeg hører det hele. Papiret er risikabelt. Nogen kan snappe din regning ud af din postkasse og stjæle din identitet. De kunne stjæle det fra din papirkurv. Åh nej! Selvfølgelig, når de ser regningen, kan de indse, at de ikke har meget at stjæle. Papir er ubelejligt. Stacker af papir hoper op og skal håndteres. Hvis du hader rod, hader du papir. Du hader besværet med at åbne en papirkurve og læse en regning. Du kunne få en papirkop! Mest af alt er papirløs bedre for miljøet. Mindre papir betyder mindre drab af træer.

Alle disse fordele har nogle sandheder for dem. En tyv kunne stjæle oplysninger fra din postkasse og forårsage problemer. De kunne få kontonumre og bruge dem i en målrettet social engineering scam. Papiret hæver sig op. Jeg ved, at jeg skal filme disse ting hver måned. Jeg respekterer også miljøaspekterne ved elektroniske udsagn. Jeg genbruger alt, og jeg hader junk mail.

Soft Sell og Hard Sell for at få dig til at skifte

Nogle leverandører giver den bløde sælger. De vil komme ind på mig i en tegning for gratis produkter eller tjenester. AT & T fortalte for nylig mig, at jeg kunne få mange point til min regning, men kun hvis jeg gør papirløs fakturering. Et par steder tilbød mig udsagnskreditter eller gavekort. Jeg holdt stadig ud.

Jo sværere salg er, at jeg ikke kan downloade de finansielle data til tjenester som Mint eller Quicken, medmindre jeg går uden papir. Min bank opkræver nu et gebyr på $ 2, 00, hvis jeg ønsker en erklæring hver måned. Jeg tror papir er virkelig dyrt for dem.

Argumentet mod papirløs fakturering

National Consumer Law Center (NCLC) analyserede papirløs fakturering og fandt konceptet ikke forbrugervenligt. Nogle af årsagerne er indlysende som adgang til bredbånd og teknisk kyndig af ældre forbrugere.

Selv den tekniske savvy skal være forsigtig med papirløs fakturering. Vi er alle deluged via e-mail. Ved første øjekast kan du ikke fortælle om det er en faktura eller en forfremmelse i e-mailen. Hvis du ikke er forsigtig med at fravælge markedsføringsmeddelelser, kan hverken du eller dit spamfilter være i stand til at fortælle forskellen.

Når man taler om små, som flere mennesker tjekker e-mail på mobil, er disse udsagn sværere at læse. Hvis din papirløse regning kun er en pdf, skal du enten have ekstraordinær vision eller stabile hænder til at klemme og zoome hver afgift. Mere sandsynligt vil du se "ser godt ud" og gå videre til den næste email. Hvis dine regninger er ved automatisk betaling, har du ikke meget grund til at læse dine udsagn. Denne "bekvemmelighed" får dig til at savne fejl, der koster dig penge. Hvis en tyv testede dit kreditkort, ville du altid kunne se den lille afgift?

Papirregninger minder os om en regning skyldes. Når du får det papir, har det en forfaldsdato, du skal passe på. Du kan sende det i køleskabet eller delegere det til din ægtefælle eller revisor. Rotten og håndtering eller papir er en funktion, ikke en fejl. Denne funktion hjælper familiemedlemmer fra ældre forbrugere med at følge regninger.

Endelig peger NCLC på, at papir er en permanent registrering af din konto. Når der er en tvist, har du et tidsindstillet øjebliksbillede. Hvis de gør en fejl, har du bevis på, at du har betalt regningen. Hvis du er revideret, har du papirkopier af alt. Hvis en forbruger videregiver, hjælper den permanente post familiemedlemmer med at finde manglende konti.

Når kontodata er alle elektroniske, er det underlagt alle risici ved computere og e-mails. Hvis du mister adgangen til din e-mail på grund af en hacker eller en adgangskodebrud, mangler du de elektroniske regninger. Sælgerne påpeger, at fysisk post er en risiko. Du har større sandsynlighed for at få en e-mail hacket eller opsnappet, end nogen går ind i din post. Hvis vi tager dette scenarie af et familiemedlem bort, kan det tage uger at komme ind i deres email. De fysiske regninger og udsagn vil dog fortsætte, og alle kan åbne dem.

Selvom du er flittig og holder PDF-filer af alle dine regninger, kan de være svært at finde. De fleste af de udsagn jeg downloader har generiske navne som "statement_03_05_16" eller noget andet kryptisk. Jeg kan bruge Spotlight på min Mac til at finde dem, men det er ikke altid tilfældet.

Mine forfærdelige oplevelser med papirløs fakturering

Jeg har et par stykker. Jeg begynder med kreditkortbehandling for min virksomhed. Det selskab gav ikke mulighed for fysiske udsagn. De er alle online. En dag besluttede de tilfældigt at lukke min konto. Jeg er ikke sikker på hvorfor, men jeg tror, ​​at det havde noget at gøre med sikkerhedsfrysningen, jeg satte på min kredit. Jeg mistede adgangen til alle mine tidligere indskudssedler. Jeg havde ikke forenet i et par dage og var låst ud af mine oplysninger. Jeg vidste ikke, hvem betalte min virksomhed. Det bedste, som forarbejdningsvirksomheden ville gøre, er at fortælle mig over telefonen. Jeg havde også intet at præsentere for min revisor for årsskat. Heldigvis var alt i Quickbooks, og jeg havde vores interne kvitteringer for at genskabe alt. Denne hændelse skulle have lært mig at tage PDF-filer af mine kontoudskrifter, men det gjorde det ikke.

Efter Costco skiftede fra American Express til Citibank blev jeg brændt af papirløs fakturering igen. Jeg var flittig og havde mine PDF-filer fra hver måned. Så blev jeg optaget og glemt i et par måneder. Da jeg gik for at downloade det, ramte jeg denne skærm.

Heldigvis var disse oplysninger i Citibanks konto, så det var en krise afvendt. Denne hændelse fik mig til at skrige på min computer (og mig selv) om at være ansvarlig for papirløs fakturering.

En anden gang havde jeg en tvist med min læge kontor. De skiftede faktureringsselskaber. Pludselig havde jeg en regning fra 4 år siden, de siger ikke var betalt. Så truede de samlingen. Jeg kunne selvfølgelig ikke få adgang til det gamle faktureringssystem online, selvom de sagde, at de kunne. Det var ikke før jeg faxede dem en kopi af regningen, at de ville fjerne afgiften. Jeg måtte faxe fordi de ikke accepterer e-mails, selv om regninger sendes via e-mail. Gå figur.

Min situation er ikke unik. Når du lukker en konto, mister du normalt adgang til de historiske oplysninger. Hvis du opdager et problem senere, som en overladning, har du måske problemer med at bevise din uskyld. En af mine venner havde dette problem, når han returnerede en sætkasse til sit kabelfirma. Hans regning blev sat til automatisk betaling gennem hans bank, og hans sidste regning var en ekstra $ 200. Han forsøgte at ringe til kabelvirksomheden, men han havde ikke kontonummeret, og de kunne ikke finde nogen oplysninger om ham. Kundeservicetjenesten kunne kun finde aktive kunder. Det var ikke før det gik over til samlinger, som han fik det løst.

Den rigtige måde at acceptere papirløse regninger på

Hvis det ikke koster dig, undgå dem

Som miljøaktivist hader jeg ekstra papir. Af alle de ovennævnte grunde og detaljerne i NCLC artiklen vil jeg altid opt-in for papir. Intet bestikkelse vil overbevise mig om at skifte. Hvis du får mig til at betale, vil jeg sandsynligvis genvinde. Jeg vil makulere og genbruge disse udtalelser efter et par år, så jeg er stadig lidt miljømæssig.

Optag ud af Marketing Message og Opret Email Filters

Et af problemerne med e-mail-udsagn er at sortere legitime transaktionsmeddelelser fra salgsfremmende meddelelser. Kontroller hver virksomheds politik om markedsføring af meddelelser og frameld eller afmeld fra så mange som muligt. Marker dem ikke som spam i dit e-mail-program; Din e-mail-program kan behandle alle meddelelser fra dem som spam. Det betyder, at du vil savne din erklæring.

Typisk vil e-mail-beskeden med dit udsagn have samme emnelinie. Jeg markerer den besked, at jeg aldrig går i junk mail. Jeg indstillede Gmail for at give denne besked en brugerdefineret label og stjerne, så jeg vil altid huske at tjekke det.

Opsætning af påmindelser til download (og betaling) regninger

Hvis du laver papirløs fakturering, får du ikke en påmindelse om posten, at en regning skyldes. Da mange mennesker gør automatiske betalinger via et bankudkast eller et kreditkort, kan du ignorere den månedlige erklæring helt. Gør ikke den fejl. Du risikerer at mangle problemer med din konto.

I stedet skal du behandle den månedlige email som en aftale i din kalender. Indstil det som en tilbagevendende aftale for at downloade dine udsagn fra sælgeren. Hvis de e-mailer dig regningen og du ikke har noget at downloade, så drej den e-mail til en pdf og download den til din computer. At holde det i e-mail er ikke sikkert nok, hvis du kunne miste adgangen til din e-mail-konto. Hver måned skal du downloade en erklæring. Ellers vil du løbe ind i alle de tidligere nævnte problemer. Du behøver ikke udskrive dem, men du kan ikke bare stole på, at oplysningerne vil være tilgængelige, når du har brug for det. Derfor skal du tage kontrol.

Min pensionskonto har ikke en regning i sig selv, men har en månedlig erklæring. Jeg sætter en påmindelse hver måned for at downloade disse oplysninger. Selv om de mailer mig om at minde mig om at downloade min erklæring, kan jeg lide at være proaktiv.

Sorter og klassificer de downloadede udsagn

Efter at jeg har downloadet en rapport, ændrer jeg navnet på den downloadede fil. Du kan oprette din egen strategi, men min er navnet på sælgeren, så de sidste fire af kontonummeret og derefter datoen. For eksempel kan mit kontoudskrift være Bank_1234_01_12_16.pdf. Jeg opretter så en mappe for hver konto og flytter den ind der. Jeg fik en glat og brugt Hazel til at flytte dem ind i mappen baseret på købmanden.

Backup din computer

Jeg ved, at du har fået besked her mange gange, men vi kan lige så godt gentage det. Selvom det er usandsynligt, bliver dine papirdokumenter ødelagt, din harddisk kan mislykkes, eller din computer kan blive ramt af en virus. Hvis du ikke sikkerhedskopierer, har du ikke de historiske data, hvis det er alt elektronisk.

Prøv Financial Management Software som Mint eller Quicken

Selvom du har dine downloadede rapporter, kan det være svært at finde en transaktion. Jeg kan godt lide den ekstra sikkerhed, at et onlineprogram kontrollerer mit udsagn for mig. Da jeg havde problemer med min Costco-konto, kunne jeg finde de ting, jeg havde brug for i Mint.

Accepter hvad du ikke kan ændre

Flere virksomheder bevæger sig til denne papirløse strategi og skubber byrden for at administrere kontoen på dig. Hvis du gør din del af forvaltningen af ​​disse udsagn, beskytter du dine aktiver. Papirløs er ikke sikrere eller mere bekvemt end papir, men det er den uundgåelige omlægning af omkostninger.