Tag kontrol over e-mail ved hjælp af prioritet og forstyr ikke [Outlook Productivity Series]
Selvom få vil hævde, at e-mail er et uvurderligt redskab for de fleste organisationer, viser flere og flere undersøgelser, at for meget e-mail kan forårsage alvorlige produktivitetsproblemer for medarbejderne. Husk f.eks. Det dokument, du blev tildelt til at skrive, men det tog tre gange længere tid end du havde forventet, fordi hver gang du fokuserede på det, ville der komme en ny email i din indbakke. I stedet for at ignorere det følte du dig tvunget til at reagere og BANG !! Ti minutter var væk!
For mig sker dette hvert 5. minut på mit skrivebord (hvorfor denne artikel tog 3 timer at skrive), og jeg ville ikke blive overrasket, hvis 99% af jer derude har en lignende historie. Derfor var jeg begejstret, da Microsoft udgav en ny Outlook 2007 Plug-in kaldet: Email Prioritizer.
Microsoft Outlook Email Prioritizer er en freeware download fra Microsofts nye OfficeLabs
I deres ord:
Træt af email overload? Email Prioritizer er designet til at hjælpe dig med at håndtere e-mail overload med en "ikke forstyrre" funktion og e-mail ranking. Fungerer med Outlook 2007, der kører på Exchange-server.
Funktioner:
- Forstyr ikke knappen - Stop med at modtage e-mail for den angivne periode
- E-mail-prioriteringer - Email er en prioritet, der er tildelt baseret på regler uden for boksen, for at hjælpe med at finde relevante e-mails
Installationen var hurtig og nem:
Første gang du starter Outlook efter installation af den nye Add-On, være forberedt på at vente et par minutter, mens det scanner gennem din e-mail og tildeler de forskellige prioriteter.
Når Outlook åbner efter installationen, vil du se en ny værktøjslinje øverst på din Microsoft Outlook 
2007 klient. Indstillingerne er ret lige fremad. Du kan konfigurere indstillingen "Forstyr ikke" i 30 minutters intervaller op til 4 timer ELLER til det møde, du er i færd med at afslutte (som planlagt i din Outlook-kalender.) Desuden kan du fra værktøjslinjen også konfigurere, hvordan din Indbakke viser e-mail baseret på de prioriteter, der er tildelt e-mailsne.
Du kan enten acceptere standard "Prioriterede regler" eller tilpasse dem til dine præferencer ved at klikke på knappen Indstillinger i værktøjslinjen Ny e-mail-prioritering.
En gang her er det ret lige fremad. Juster indstillingerne og klik på OK for at gemme.
Jeg har brugt Plug-In på arbejde i et par dage nu. Så langt så godt. Jeg bruger en anden metode til at prioritere min indbakke, men funktionen "Ikke forstyrr" har allerede haft en meget positiv indvirkning på mine e-mail-læsning / deskTime-vaner! Meget Groovy Faktisk!
8/25/08 Update
I morges blev jeg bedt om at opgradere Microsoft Email Prioritizer fra et automatisk opdateringsværktøj fra V1.0.818.0 til 1.0.820.0. Noterne nævner opdateringen er for brugere, der ikke har forbindelser til Exchange-servere:
